Instellingen en grote bedrijven werken met inkoopsystemen die facturen digitaal inlezen. Een pdf per mail is voor hen geen factuur maar handwerk, en daar reageren hun betalingen op.
Wat je kunt tegenkomen
- Een factuur in een vast digitaal formaat in plaats van een pdf.
- Een portaal waarop je je factuur zelf indient.
- Verplichte velden: bestelnummer, contactpersoon, kostenplaats.
- Een verzendnetwerk waar beide partijen op aangesloten zijn.
Wat het je oplevert
Snellere betaling en minder vragen over facturen. En je komt in aanmerking voor klanten die anders niet bij je kopen, omdat hun systeem het niet toelaat.
Wat je in je winkel vastlegt
- Verplichte inkoopgegevens bij een zakelijke bestelling.
- Een vaste factuurontvanger per organisatie.
- Kostenplaats of afdeling bij de order.
- Je eigen gegevens compleet: inschrijving, btw, bankrekening.
Wanneer je het regelt
Zodra één grote klant erom vraagt. Dat is het moment waarop de investering zich meteen terugbetaalt, en daarna kun je het aan elke volgende klant aanbieden.